Как только бизнесмен чувствует, что самостоятельное выполнение каких-то функций тормозит дело, приносит убытки, пора делегировать. Как только становится видно, что бизнесмену уже не хватает специальных знаний для выполнения какой-либо работы, нужно делегировать. Как только его время как руководителя становится наиболее ценным, требуется передавать полномочия.
С чего начинать делегирование
Прежде всего, делегировать необходимо простейшие функции, с которыми может справиться персонал с низкой квалификацией или вовсе без таковой. Это касается такой деятельности, как поддержание чистоты, порядка, охраны и т.п. Кроме того, делегируются рутинные, повседневные обязанности.
Огромное количество времени бизнесмена при развитии фирмы начинает отнимать оформление текущих документов, переписка с государственными органами, тактическое планирование. Все это также можно и нужно делегировать прочим сотрудникам полностью или частично.
При росте объема продаж, когда бизнес приобретает много новых клиентов, общение, осуществление реализации товаров также становится предметом делегирования. В этом случае бизнесмен, руководитель может уже физически не справляться с потоком заказов, требуется ставить на это направление приглашенных специалистов.
Квалифицированная работа
Постепенно на этап делегирования выводится и квалифицированная работа, которая уже требует профессиональных знаний и с которой предприниматель также не успевает справляться.
Чем шире развивается бизнес, тем более квалифицированную работу можно и нужно передоверять другим. Начиная от создания и поддержки сайта, рекламы, маркетинга и заканчивая руководством отделами, подразделениями компании.
Высший этап делегирования – привлечение заместителей. В крупном бизнесе могут существовать заместители по нескольким направлениям деятельности, их количество зависит от масштаба фирмы. Если заместитель только один, ему делегируется, как правило, все, что наиболее актуально на сегодняшний день в деятельности компании. Такой заместитель присматривает за решением самых злободневных проблем. И, естественно, призван заменять руководителя в случае его отсутствия.
Когда время руководителя – на вес золота
На самом старте бизнеса его руководитель – это человек-оркестр, он играет все роли, что необходимы для осуществления деятельности. Однако если фирма идет в гору, на определенном этапе руководитель начинает чувствовать, что его рабочее время именно как руководителя стоит намного дороже, чем выполнение иных обязанностей.
Так, проведение переговоров с важным клиентом или разработка стратегических решений по цене своей намного дороже, чем увязывание вопросов с оптимизацией сайта или рекламной акцией очередного продукта. То есть время шефа – дороже. В этом случае пора привлекать сотрудников, пусть даже на основе фриланса, которым и делегировать обязанности.
В какой-то момент делегируются даже управленческие функции, и тогда речь идет о привлечении менеджеров, которые осуществляют ведение бизнеса, а руководство образует совет директоров. Задача менеджеров – обеспечить рациональное ведение дел и высокую норму прибыли. Совет директоров же – высший орган управления, который принимает стратегические решения и ведает распределением финансовых потоков на самом высоком уровне.
Прием сотрудников, рекрутинг
Поиск и предварительный отбор персонала – еще одна сфера деятельности, которую можно делегировать. Оговоримся сразу: окончательный прием на работу, решение о приеме сотрудника делегировать нельзя. Руководитель осуществляет либо окончательное собеседование либо может принимать решение заочно, однако всегда на приказе о приеме на работу должна стоять подпись директора. То же самое верно и в случае увольнения. Представлять к приему на работу или увольнении могут нижестоящие начальники, однако окончательное решение – всегда прерогатива высшего руководства.
Рекрутинг технического персонала, специалистов отделов продаж, даже руководителей низового или среднего звена можно делегировать специализированным отделам. Они осуществляют разработку требований, критериев, поиск необходимого персонала и оформляют представления руководителю о приеме на работу того или иного специалиста.
Какие функции нельзя делегировать
Не делегируются высшие стратегические решения. В данном случае законы в фирме те же, что и на борту корабля. Штурман, используя данные приборов, может проложить маршрут, а помощники – управлять движением согласно выбранному курсу. Однако утверждает цель и окончательно выбирает путь к ней капитан единолично. Он может выслушать мнение команды, принять во внимание даже самую на первый взгляд незначительную информацию, но окончательно скомандовать, куда будет двигаться судно, может лишь капитан.
Награждение сотрудников
Наиболее существенные, важные награды вручает только руководитель. Или, по крайней мере, утверждает кандидатов на их получение. Представить к награждению может и начальник отдела, а вот подпись под соответствующим приказом всегда ставит Первое Лицо Компании. Шеф может даже лично не знать того, тех, кому вручаются награды, однако окончательные решения, когда сотрудников поощряют чем-то существенным, не делегируются никому. Это важно и в том плане, чтобы сотрудник осознавал: все блага в компании всегда исходят из рук ее Первых Лиц.
Не делегируются, равно как и поощрения, выговоры и наказания. Уволить или просто отчитать подчиненного может только руководитель. Даже самый обычный технический персонал окончательно при увольнении встречается с высшим руководителем, и приказ опять-таки подписывает именно Самый Главный В Компании.
Конфиденциальные вопросы
Не делегируются также вопросы, которые содержат конфиденциальную информацию о сотрудниках, партнерах или контрагентах. Щекотливые вопросы, связанные с тайной, рисками, инсайдерской информацией – неотъемлемая задача и обязанность решать подобные проблемы также целиком и полностью ложится на плечи руководителя.
